Miksen rakentaisi itse BI-järjestelmää?

Katja Palojoki Kehitysjohtaja

Tiedolla johtamisen järjestelmiä rakennettaessa pätee vanha sääntö: Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Parhaimmillaan yrityksen BI-järjestelmät sekä tukevat strategian toteutumista että tehostavat jokapäiväistä toimintaa. Blogissamme valotamme syksyn aikana, miten tiedolla johtamista toteutetaan käytännössä.

Aloitamme kuitenkin itse rakennusprosessista:

Business Intelligence -ratkaisun onnistunut pystyttäminen ja ylläpito vaativat laajaa tietämystä, jota löytyy harvasta organisaatiosta. Ennen kuin itse järjestelmää päästään rakentamaan, on kyettävä näkemään nykyhetkeä pidemmälle ja löytämään yrityksen strategiasta ne osa-alueet, joita voidaan tiedolla johtamisen keinoin tukea. Tiedolla johtamisen onnistuminen vaatii niin ikään toimivia prosesseja, joita on viisasta lähteä rakentamaan ajoissa.

Vaatimusmäärittelyn ja tietomallintamisen jälkeen päästään välineiden valintaan. Ensimmäinen asiantuntijan neuvo on, ettei kannata ostaa mitään lisää ennen kuin tietää, mitä BI-välineitä organisaatiossa jo on. Jos hankituista välineistä ja kokonaisarkkitehtuurista ei löydy keskitettyä helppolukuista dokumentaatiota, niin sellainen kannattaa ehdottomasti hankkia. Kun tekniseen nykytilan kuvaukseen lisätään liiketoiminnan kokemus nykyjärjestelmästä sekä tulevaisuuden toiveet, niin on mahdollista laatia suositus sopivista vaihtoehdoista tavoitetilan saavuttamiseksi. Usein teknisiä vaihtoehtoja on muutama, ja niistä voidaan valita paras demojen tai proof of concept -harjoitusten avulla. Yhtenäistäminen talon sisällä kannattaa, sillä näin saadaan eri välineille luonnollista kautta laajempi osaajakunta. Toisaalta eri tarjoajien välineitä kannattaa jossain tapauksissa myös yhdistää, jolloin saavutetaan paras yhdistelmä omaan käyttöön.

Miksen rakentaisi itse BI-järjestelmää

Järjestelmää rakennettaessa osaamista vaaditaan alustoista ja arkkitehtuurista, kehitys- ja jakeluvälineistä sekä ratkaisua hyödyntävän liiketoiminta-alueen prosesseista. Henkilöitä, jotka tämän kaiken edes yhden järjestelmän osalta täysin hallitsevat, ei varmaankaan suurta joukkoa organisaatioissa löydy. Olennaista on luoda toimiva malli, jossa eri osa-alueiden edustajat pääsevät määrittelemään yhdessä uusia toiminnallisuuksia.

Mikäli BI-järjestelmien rakentaminen ei ole tuttua, on syytä hankkia asiantuntija paikalle. BI-järjestelmät maksavat helposti saman verran kuin kesämökki tai omakotitalo. Tilanne muistuttaa muutenkin suurelta osin talon rakennusta – jos perustuksia ei ole rakennettu kunnolla, niin sen puutteita ei saa kalleimmallakaan tapiseerauksella piilotettua. Lisäksi on selvää, että monenkaan meistä ei ole suositeltavaa itse ryhtyä tee-se-itse-nikkariksi, vaikka mielellään rakennushankkeesta haluaisi hoitaa suuren osan itsekin. Huomattavasti mukavampaa on keskittyä tapettien valitsemiseen, kun tietää, että talo on kunnolla rakennettu.

Mikäli on niin onnellisesti, että BI-järjestelmä on jo pystyssä ja mukavasti käytössä, on suositeltavaa aika ajoin pyytää asiantuntija tarkistamaan, että kaikki on kunnossa. BI-järjestelmän rakenne on usein alun hämmennyksen jälkeen hyvin suunniteltu ja selkeä, mutta pidemmän ajan kuluessa niihin saatetaan tulla lisänneeksi yhtä ja toista tavalla, joka ei enää noudatakaan alussa kuvattuja arkkitehtuuriperiaatteita. Lisäksi välineiden kehittyessä joihinkin yksityiskohtiin voi olla parempia tapoja hoitaa sama asia tai toisenlaisella järjestelyllä voitaisiin esimerkiksi säästää lisenssikuluja. Auditoinnin loppuraportissa tyypillisesti käsitellään myös se, mikä järjestelmässä on erinomaisesti hoidettu, joten se tuo varmuutta siihen, että tehdyt päätökset ovat olleet oikeita.

tiedolla-johtaminenYlivoimaisesti paras hetki hyödyntää BI-asiantuntijan palveluita on se, kun kaikki on erinomaisessa kunnossa sekä tietovarastoinnissa ja raportoinnissa, mutta tarve olisi käyttää oman organisaation tietoa syvemmin. Halutaan esimerkiksi tietää, mitkä mistä asioista voi ennustaa asiakaspoistumaa tai onko asiakaskäyttäytymisen välillä eroa eri kuukauden aikoina. Lisäksi mahdollisesti halutaan ennustaa tulevaisuutta, kuten liikevaihtoa tai liikevoittoa. Näiden asioiden selvittämiseen tarvitaan tilastomatemaattista osaamista, mutta toisaalta tarvittava työ voidaan tehdä joidenkin viikkojen jaksoissa vuoden kuluessa. Tästä syntyy yhtälö, jossa suurenkaan talon ei kannata palkata omaa analyytikkoa. Tällöin omaan tarpeeseen mitoitetut BI-analyytikon palvelut ovat hyvä tapa päästä uudelle tasolle BI-järjestelmän hyödyntämisessä.

Lisää aiheesta:

BI-palvelut: Tiedolla johtaminen

Webinaaritallenne: Moderni ja kustannustehokas BI

Jaa blogiteksti: