26.05.2021  - Nina Salmenkaita -  Tiedolla johtaminen

Viisi vinkkiä tietotyön aikarosvon taltuttamiseen

Jos olet kasarin lapsi, muistanet Känkkäränkän. Se on se tyyppi, joka saa arjen askareet mutkalle. Henkilökuvaus on sikäli paljastava, että Känkkäränkkä saattaa todellakin olla se pahamaineinen Joku Muu, jonka vuoksi unohdellaan ja myöhästellään.

Känkkäränkkä tietotyön aikarosvona

Kun Känkkäränkkä saapuu tietotyöläisten maailmaan, se huvittelee kaatamalla eräajon ja tönäisee järjestelmiä kumoon. Epäsuorat attentaatit ovat toimisto-Känkkäränkän lempipuuhaa. Sitä hykerryttää, kun asiantuntijan ajatus katkeaa ja hiki nousee otsalle raportoinnin määräajan lähestyessä. Känkkäränkän sotkuja selvitetään buuttaamalla, resetoimalla, debuggaamalla. Koitetaan löytää joku, joka tietäisi, miten sitä jotain, jota oltiin tekemässä päästäisiin jatkamaan.

Känkkäränkkä on tietotyön aikarosvo. Aikaa kuluu siihen, että prosessi jumiutuu tuntemattomasta syystä. Aikaa kuluu tiedon etsimiseen. Aikaa kuluu varmisteluihin.

Perjantaisin ihmettelemme, mihin kaikki aika taas meni. Jos Känkkäränkkä ryövää päivää kohden maltillisen vartin, viikkotasolla aikarosvoilua kertyy jo toista tuntia. Laskelmassa pitää huomioida kertoimena inhimillinen reaktio: kun otsaan ehtii kasvaa tatti, se ei minuutissa irtoa. Käytännössä turhautumisesta toipumiseen menee helposti saman verran aikaa kuin ongelman selvittämiseen.

Suomessa on aivan liian paljon organisaatioita, jotka antavat Känkkäränkän mellastaa. Yhä edelleen sanotaan, että ”koitetaan pärjäillä, kyllä sä jotain keksit”, kun aikarajat painavat päälle ja raportointi vastustaa tekijäänsä. Tiedot ovat hukassa ja huonosti yhdisteltävinä palasina maailmalla. Känkkäränkkä se vaan mussuttaa ja saa tiedon maistumaan pahalta.

Keinoja aikarosvon taltuttamiseksi

Miten toteutuisi lastenlaulun toive ”Älä tule liian usein Känkkäränkkä, tule vain kerran viikossa.”? Miten pidettäisiin hyvää huolta dataraaka-aineesta, jonka merkitys tuottavuuden käyttövoimana tunnetaan.

Keinoja tietotyön aikarosvon taltuttamiseksi löytyy. Tässä viisi vinkkiä, jotka auttavat alkuun:

  1. Laadi tietomalli, joka selkeyttää kokonaiskuvan. Se näyttää datan määritelmät ja muodot, käsittelyt ja toimijat. Tietomallista saat kartan ja eksyt harvemmin. Tietomalli on dokumentti, jota koko organisaatio voi hyödyntää.
  1. Automatisoi toistuvia, virhealttiita työvaiheita. Taulukkolaskentaohjelmaa tehokkaampia ratkaisuja on saatavilla, ja robotiikan mahdollisuudet eivät rajaudu teollisuuslaitoksiin.
  1. Perehdy prosesseihin ja etenkin niihin, joissa hyödynnetään jonkun toisen valmistamaa tietoa. Syntyykö prosessien erillisyyden vuoksi tarpeetonta kiirettä? Puhuta asiantuntijoita ja kartoita kapeikot.
  1. Tarkista ohjeet. Kovin monessa organisaatiossa tiedon hyödyntämisessä auttavat ohjeet ovat hiljaista tietoa, tai niistä on luovuttu itseohjautuvuuden kannustamana. Usein tiedon löydettävyyteen tai versiointiin liittyviin ongelmiin löytyy selitys siitä, että ohjeiden puuttuessa asiantuntijat tekevät tiedolla, mitä parhaakseen näkevät.
  1. Panosta osaamiseen ja tiedon jakamiseen. Kouluta asiantuntijasi onnistumaan tiedon hyödyntämisessä. Selkeä, ajantasainen viestintä on ylipäänsä erinomainen ase aikarosvoa vastaan.